KHAI THÁC DỮ LIỆU ĐỂ THAY THẾ GIẤY TỜ TRONG HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Thứ năm - 03/09/2026 21:22

Việc khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử để thay thế một số thành phần hồ sơ là bước chuyển quan trọng từ xử lý giấy tờ thủ công sang giải quyết thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.

khai-thac-du-lieu-de-thay-the-giay-to-trong-ho-so-thu-tuc-hanh-chinh

Giảm việc nộp lại giấy tờ đã có dữ liệu

Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Xây dựng tại Công văn số 12796/BXD-TTCNTT ngày 14/8/2026 và Công văn số 14405/BXD-TTCNTT ngày 11/9/2026, Sở Xây dựng đã ban hành Công văn số 7298/SXD-VP ngày 28/8/2026 và số 8020/SXD-VP ngày 24/9/2026 về triển khai khai thác dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Khi dữ liệu có thể được khai thác hợp pháp, đầy đủ, chính xác theo quy định, cơ quan tiếp nhận không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại giấy tờ tương ứng.

Trách nhiệm của cơ quan giải quyết và người nộp hồ sơ

Các cơ quan, đơn vị và UBND cấp xã cần chủ động sử dụng những chức năng dữ liệu đã kết nối, hướng dẫn người dân cung cấp thông tin tra cứu cần thiết; đồng thời giải thích và hướng dẫn hồ sơ hợp lệ nếu dữ liệu chưa thể khai thác. Việc thay thế bằng dữ liệu không đồng nghĩa loại bỏ mọi thành phần hồ sơ; phải căn cứ danh mục thủ tục và quy định áp dụng cho từng loại hồ sơ.

Hiểu đúng phạm vi thay thế giấy tờ bằng dữ liệu

Khi giải quyết thủ tục hành chính, thông tin về đăng ký doanh nghiệp, đất đai hoặc dữ liệu chuyên ngành khác chỉ được sử dụng để thay thế thành phần hồ sơ nếu hệ thống có kết nối, cơ quan có quyền khai thác, dữ liệu đáp ứng yêu cầu và thủ tục cho phép áp dụng. Người dân, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm cung cấp thông tin định danh, thông tin tra cứu chính xác và nộp những giấy tờ khác chưa được thay thế theo quy định.
Đối với cơ quan tiếp nhận, kể cả UBND cấp xã thực hiện thủ tục thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ trọng tâm là kiểm tra chức năng khai thác dữ liệu trước khi yêu cầu nộp giấy tờ tương ứng. Nếu dữ liệu thiếu, không đồng bộ hoặc hệ thống gặp lỗi, cần hướng dẫn phương án xử lý theo quy định và phản ánh sự cố đến đầu mối hỗ trợ; không tự đặt thêm thành phần hồ sơ hoặc ngừng tiếp nhận trái quy trình.

Thông điệp tuyên truyền: Dữ liệu thay giấy tờ – Giảm thủ tục, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng phục vụ.

Tác giả bài viết: Nguyễn Đình Thông - VP